Problem Time 的主要目標是訓練團隊成員持續地解決問題，從而改進工作流程和產品質量，最終提升客戶和所有利害關係人的滿意度。Problem Time 的核心在於主動應對工作中出現的問題，強調及早且持續地處理問題，而不是僅僅關注最終的產出指標。
Problem Time 是一種特定的實踐或活動，其目的在於解決團隊或組織內部出現的問題或挑戰。Problem Time 的目的是衡量團隊花費在尚未完成的問題解決任務和活動上的時間，並將其視為一個領先指標。這與傳統上衡量已完成工作的「前置時間」（lead time）和「週期時間」（cycle time）等落後指標有所不同。因此，Problem Time 的核心在於積極地識別、衡量和處理團隊或組織中尚未解決的問題，從而防止這些問題升級並阻礙進展。
組成要素與實施步驟
Problem Time 的核心概念是將工作中遇到的問題，視為改進的機會，並且將團隊成員視為解決問題的知識和經驗來源。Problem Time 鼓勵團隊共同參與制定解決方案的過程，使得最終的解決方案能夠更好地適應團隊成員的需求和工作方式。Problem Time 的運作基於集體智慧和以系統為導向的問題解決方法，鼓勵團隊成員的積極參與，並將問題視為團隊成長的契機。
- 首先，需要向團隊介紹 Problem Time 的概念，清楚地解釋其目的和重要性，讓團隊成員理解為什麼要進行這樣的活動。
- 其次，需要設定明確的目標，清楚地說明每次 Problem Time 會議希望達成的具體成果。
- 最後，應該定期安排 Problem Time 會議，並將其納入團隊會議的固定議程中，使其成為團隊工作流程的一部分。
在開始實施 Problem Time 時，可以從團隊現有的改進待辦事項（improvement backlog）開始，如果沒有，則可以從頭創建一個新的。重要的是要確保這個改進看板上包含的是來自利害關係人（stakeholder）的問題，而不僅僅是團隊內部的任務或待辦事項。
對於看板上的每一個問題，都應該檢查或估計其被添加到看板上的時間，並以此為依據計算出每個問題的「問題時間」。接著，需要計算整個看板上所有問題的總問題時間和平均問題時間，並將這些資訊與團隊成員進行溝通，讓大家了解問題累積的情況。
為了確保 Problem Time 的持續進行，建議在個人的任務列表中建立一個每週定期重複執行的任務，提醒自己進行問題時間的追蹤和分析。
此外，還應該養成定期詢問利害關係人「我們可以做得更好嗎？」的習慣，主動收集他們的反饋，以便將新的問題和改進點納入待辦事項中。
建立並維護一個有效的看板對於實施 Problem Time 至關重要。看板應該包含所有尚未解決的問題，並且清楚地標示出每個問題被回報或添加到看板上的時間。團隊應該定期更新看板，記錄每個問題的當前狀態，例如：待處理、處理中、已解決等等。看板可以採用實體白板或數位工具的形式，選擇最適合團隊工作方式和偏好的呈現方式。更重要的是，要鼓勵團隊成員積極參與看板的維護和更新，使其成為團隊共同追蹤和解決問題的中心。
Problem Time 與其他敏捷指標之間存在顯著的區別。例如，Problem Time 與簡單的「佇列大小」（queue size）不同。即使待處理問題的數量沒有增加，問題時間仍然可能持續增加，這可能表示等待問題被解決的客戶或利害關係人感到越來越沮喪。
Problem Time 與「前置時間」和「週期時間」等衡量已完成工作的指標不同；Problem Time 專注於尚未完成的工作，因此是一個領先指標。
前置時間和週期時間衡量的是完成一個任務或交付一個產品所需的總時間，而 Problem Time 則專門衡量問題在待辦事項中停留的時間，直到被解決為止。這種區別使得 Problem Time 能夠提供獨特的視角，通過關注尚未解決的問題，提前洞察組織在問題響應方面的能力，這是其他落後指標可能無法提供的。
| 指標 | 關注點 | 指標類型 | 衡量方式 |
| 問題時間 (Problem Time) | 未完成的工作 | 領先指標 | 問題從被回報到現在所經過的時間 |
| 前置時間 (Lead Time) | 已完成的工作 | 落後指標 | 從任務被請求到完成所經過的時間 |
| 週期時間 (Cycle Time) | 已完成的工作 | 落後指標 | 實際花費在處理任務上的時間 |
| 佇列大小 (Queue Size) | 未完成的工作 | 領先指標 | 等待被處理的項目數量 |
應用實例
情境一：小李的團隊卡關了
小李是某軟體開發團隊的負責人。最近，他的團隊在一個重要的功能開發上遇到了嚴重的瓶頸，程式碼合併時頻繁出現衝突，導致整體開發進度嚴重落後。在一次團隊會議中，小李向團隊介紹了 Management 3.0 的 Problem Time 概念，並決定建立一個看板來記錄所有阻礙團隊進度的問題。其中，「程式碼合併衝突頻繁」這個問題被團隊成員一致認為是最重要的問題，並記錄了從首次出現到現在所經過的時間。
透過定期檢視看板，團隊成員很快就意識到「程式碼合併衝突頻繁」這個問題已經存在了整整兩週，並且嚴重影響了其他功能的開發進度。這個數據讓團隊成員感到震驚，他們意識到必須立即採取行動。於是，團隊決定針對這個問題進行深入分析，他們召開了專門的會議，仔細檢視了程式碼合併的流程和團隊成員的操作習慣。經過一番討論和分析，團隊最終發現問題的根本原因在於團隊成員對於程式碼風格規範的理解存在不一致，以及缺乏一個有效的程式碼審查流程。
為了徹底解決這個問題，團隊立即召開會議，重新確認了詳細的程式碼風格規範，並導入了強制性的程式碼審查流程。每當有新的程式碼要合併時，都必須經過至少一位其他團隊成員的審查和批准。在實施這些改進措施後的幾週內，團隊的問題時間顯著縮短，「程式碼合併衝突頻繁」這個問題幾乎不再出現，功能開發的進度也重新回到了正軌。這個案例說明了 Problem Time 如何幫助團隊將一個模糊的問題具體化，透過量化問題的存在時間，促使團隊成員更積極地尋找並實施解決方案。
情境二：志明的新專案延遲了
志明負責一個新的跨部門合作專案，這個專案對公司未來的發展至關重要。然而，專案的進度一直落後於原定計劃，經過分析，主要原因是參與專案的不同部門之間的溝通不夠順暢，導致資訊傳遞經常出現延遲，並且偶爾還會發生重複執行相同任務的情況。為了改善這種狀況，志明決定在他的專案團隊中推行 Management 3.0 的 Problem Time 方法。
志明首先向所有專案成員解釋了 Problem Time 的概念和目的，然後建立了一個專門的看板來記錄所有導致專案延遲的問題。看板上列出了諸如：「跨部門資訊同步不及時」、「重複執行相同任務」、「需求不明確導致返工」等問題，並且針對每個問題都記錄了其開始出現的時間。透過定期檢視看板上的問題時間，團隊很快就發現，「跨部門資訊同步不及時」這個問題的持續時間最長，並且對專案進度的影響也最為顯著。為了集中解決這個核心問題，志明決定召集所有參與專案的各部門代表，舉行一次專門的 Problem Time 會議。
在會議中，各部門的代表共同檢討了目前跨部門溝通的流程，並針對資訊共享不及時的問題，集思廣益設計了一個更有效率的資訊共享機制和責任劃分方式。他們決定建立一個共享的專案管理平台，並明確了各部門負責資訊更新和確認的具體人員和時間表。在實施新的資訊共享機制後，專案的延遲情況得到了有效的控制，看板上與「跨部門資訊同步不及時」相關的問題時間也顯著下降，最終專案得以順利推進。這個案例表明，Problem Time 可以應用於複雜的跨部門專案，幫助團隊識別並解決系統性的溝通和協作效率問題，從而改善團隊的整體運作和專案的最終成果。
注意事項
在實施 Problem Time 的過程中，需要特別注意一些事項，以確保其能夠有效地發揮作用。
- 強調問題回報的安全性與鼓勵性
員工應該在一個安全且被支持的環境中感到自在，並受到激勵去回報他們在工作中發現的任何問題。任何問題都不應該被隱藏起來，因為只有當問題被公開提出，團隊才有機會共同尋找解決方案。建立一個心理安全感高的環境，讓團隊成員敢於提出問題而不用擔心受到指責或懲罰，是 Problem Time 發揮作用的關鍵。
- 避免將 Problem Time 當作績效評估的工具
Problem Time 的主要重點在於系統和流程的改進，而不是針對個人的表現。如果將 Problem Time 的數據用於績效評估，可能會導致員工為了避免負面評價而隱藏問題，這將會適得其反，反而阻礙了問題的及時解決。
- 確保問題的焦點始終放在系統而不是個人身上
Management 3.0 的一個核心原則是「管理系統，而非管理人」。Problem Time 的目標是找出系統中存在的缺陷和瓶頸，從而進行改進，而不是將責任歸咎於特定的個人。
- 定期檢視成效，並根據實際情況進行調整
團隊應該定期討論 Problem Time 的運作方式是否有效，是否達到了預期的目標，並根據實際情況進行必要的改進和調整，以確保其持續發揮作用。
- 目標是引導團隊從問題中學習，並將這些學習應用於未來的工作中，實現持續的改進
在每個問題被解決之後，團隊應該進行反思，總結經驗教訓，思考如何避免類似問題再次發生。Problem Time 不僅僅是識別和解決問題，更重要的是培養一種學習文化，將錯誤視為成長和發展的機會。
總而言之，Management 3.0 的 Problem Time 是一個旨在衡量和解決團隊或組織內部問題的實用工具。它透過追蹤問題從出現到被解決所花費的時間，幫助團隊更敏銳地意識到工作中存在的挑戰，並鼓勵他們積極主動地尋找解決方案。Problem Time 的核心在於將問題視為改進的機會，強調團隊成員的共同參與和協作，並以系統性的視角看待問題的根本原因。
透過定期實施 Problem Time，團隊可以提升問題意識和解決能力，促進開放的溝通與協作，培養積極主動的問題處理文化，並作為領先指標預警潛在的風險，最終提升整體團隊的效率和生產力。
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